Λόγω του εύρους του αντικειμένου και της δραστηριοποίησης σχεδόν σε όλα τα μέρη της χώρας αλλά και διεθνώς, απαραίτητη είναι η δημιουργία μιας «βάσης». Δηλαδή ενός γραφείου, πλήρως εξοπλισμένου, κατάλληλου να υποδεχτεί τους πελάτες και να συζητήσετε οτιδήποτε τους απασχολεί. Ένα περιβάλλον που θα αντιπροσωπεύει το χαρακτήρα και τη δραστηριοποίηση σας, όπου θα υπάρχουν σε ορατό σημείο οι άδειες λειτουργίας, οι πιστοποιήσεις, τυχόν ευχαριστήρια και άλλα έγγραφα που είναι απαραίτητες όχι μόνο για τη λειτουργία του γραφείου αλλά και για την ενίσχυση της αξιοπιστίας σας. Οι πελάτες βλέποντας αυτά, θα σας ξεχωρίσουν από άλλους «τσαρλατάνους» που οικειοποιούνται και παραχαράσσουν την ταυτότητα του ιδιωτικού ερευνητή για να εκμεταλλευτούν ανυποψίαστους και να επαυξήσουν τα οικονομικά τους οφέλη. Σε αυτό το χώρο εργασίας, οι πελάτες θα σας εμπιστευτούν και θα νιώσουν την άνεση να σας αποκαλύψουν οποιοδήποτε μυστικό αφορά την υπόθεση τους. Εκεί θα τεθούν οι σωστές βάσεις μιας σχέσης εμπιστοσύνης και εχεμύθειας, ικανή να συνεχιστεί σε βάθος χρόνου.

Θεωρούμε περιττό να αναφέρουμε αναλυτικώς τον εξοπλισμό που πρέπει να φέρει ένα Γραφείο Ιδιωτικών Ερευνών καθώς τον θεωρούμε αυτονόητο. Αυτό που θα θέλαμε να τονίσουμε είναι ότι πέραν των συσκευών που έχουν αναπτυχθεί και προηγουμένως, ένα Γραφείο Ιδιωτικών Ερευνών πρέπει να έχει τουλάχιστον δύο τηλεφωνικές γραμμές επικοινωνίας, μία επαγγελματική και μία προσωπική – ασφαλή γραμμή επικοινωνίας για τηλεφωνήματα που πρέπει να παραμείνουν απολύτως εμπιστευτικά και απαιτούν μεγάλη διακριτικότητα.